Die Vertriebskapazität beschreibt, wie viele Anfragen ein Vertriebsteam in einem bestimmten Zeitraum zeitnah und mit der nötigen Sorgfalt bearbeiten kann. Sie hängt von der Zahl der verfügbaren Personen, ihrer Arbeitszeit und dem Aufwand pro Anfrage ab. Für den Einkauf und die Planung von Leads ist sie eine der wichtigsten Größen.
Bedeutung: Warum Leadmenge zur Kapazität passen muss
Vertriebskapazität ist nicht dasselbe wie die gesamte Arbeitszeit eines Teams. Ein Teil davon fließt in Bestandskunden, Verwaltung, Nachbearbeitung und Termine. Für neue Anfragen bleibt nur, was danach übrig ist. Zudem braucht ein Lead selten nur einen Kontakt: Oft sind mehrere Anrufversuche, eine Nachricht, ein Erstgespräch und eine Nachverfolgung nötig. Entscheidend ist also, wie viele Anfragen vollständig bearbeitet werden können, nicht, wie viele man einmal anruft.
Kommen mehr Anfragen herein, als das Team bewältigen kann, bleiben Leads liegen. Interessenten werden später erreicht, haben sich vielleicht schon anders entschieden oder erinnern sich kaum noch an ihre Anfrage. Kommen dagegen zu wenige Anfragen, bleibt Beratungszeit ungenutzt. Ziel ist eine Leadmenge, die das Team gleichmäßig auslastet, ohne dass die Bearbeitungsqualität leidet.
Beispiel aus dem Leadvertrieb
Eine Finanzierungsberatung mit drei Beratern bezieht erstmals Leads für Baufinanzierungen. In der ersten Woche kommen mehr Anfragen an als erwartet. Weil jeder Berater zusätzlich laufende Kunden betreut, werden viele neue Anfragen erst nach Tagen angerufen. Die Erreichbarkeit sinkt, und das Team hält die Leads für schlecht. Tatsächlich lag das Problem in der Bearbeitung, ein Muster, das auch der Beitrag Viele Leads, wenige Kunden beschreibt. Das Team passt daraufhin die Liefermenge an die verfügbare Zeit an.
Prüfliste zur Einschätzung der Kapazität
- Wie viele Stunden pro Woche stehen tatsächlich für neue Anfragen zur Verfügung?
- Wie viel Zeit braucht eine Anfrage im Durchschnitt vom Erstkontakt bis zur Entscheidung?
- Wie schnell kann eine neue Anfrage nach Eingang kontaktiert werden?
- Wer übernimmt bei Urlaub, Krankheit oder Spitzen?
- Lässt sich die Liefermenge kurzfristig anpassen oder pausieren?
Typischer Fehler: Kapazität erst nach dem Start prüfen
Viele Teams legen zuerst eine Leadmenge fest und schauen erst danach, ob sie diese bewältigen können. Sinnvoller ist der umgekehrte Weg: zuerst die verfügbare Zeit ermitteln, dann die Menge festlegen und nach einigen Wochen anhand der eigenen Daten nachjustieren.
Lässt sich Vertriebskapazität kurzfristig erhöhen?
Nur begrenzt. Klare Abläufe, eine automatische Verteilung der Anfragen und vorbereitete Gesprächsleitfäden sparen Zeit. Dauerhaft mehr Kapazität entsteht meist erst durch zusätzliche Personen oder durch Entlastung bei anderen Aufgaben.