Eine Pilotphase ist ein zeitlich und mengenmäßig begrenzter Testzeitraum, in dem ein Unternehmen eine neue Leadquelle, einen neuen Leadanbieter oder ein neues Produktsegment ausprobiert. Ziel ist es, mit überschaubarem Aufwand belastbare Erfahrungen zu sammeln. Erst danach wird entschieden, ob die Zusammenarbeit fortgesetzt, angepasst oder beendet wird.
Bedeutung und Abgrenzung
Im Unterschied zu einer laufenden Belieferung ist eine Pilotphase von Anfang an als Versuch angelegt. Sie hat einen klaren Start- und Endpunkt, eine vereinbarte Menge und vorab definierte Kriterien für die Bewertung. Damit unterscheidet sie sich auch von einer unverbindlichen Probelieferung einzelner Datensätze, die kaum Rückschlüsse auf die tatsächliche Qualität zulässt.
Eine Pilotphase ist nur so aussagekräftig wie ihre Vorbereitung. Wer nicht festlegt, was als Erfolg gilt, diskutiert am Ende über Eindrücke statt über Ergebnisse. Besonders sinnvoll ist eine Pilotphase, wenn Sie eine Quelle oder ein Thema noch nicht aus eigener Erfahrung kennen.
Beispiel aus dem Leadvertrieb
Ein Versicherungsmakler möchte erstmals Leads zur privaten Krankenversicherung zukaufen. Er vereinbart mit dem Anbieter einen begrenzten Zeitraum und eine feste Menge. Vorab hält er im Lead-Briefing fest, welche Angaben jeder Lead enthalten muss, in welchem Gebiet er tätig ist und wie Reklamationen ablaufen. Während des Tests erfasst er jeden Kontakt im CRM mit Quelle und Ergebnis. Nach dem Ende vergleicht er Erreichbarkeit, Termine und Abschlüsse mit seinen eigenen Leads und entscheidet auf dieser Grundlage über eine Fortsetzung.
Prüfliste: Was vorab festgelegt wird
- Dauer und Menge der Pilotphase sind schriftlich vereinbart.
- Produkt, Region und Zielgruppe sind im Briefing klar beschrieben.
- Kennzahlen für die Auswertung stehen fest, etwa Erreichbarkeit, Termine und Abschlüsse.
- Reklamationsgründe und Fristen sind geregelt.
- Die Bearbeitung erfolgt zeitnah und nach einem einheitlichen Ablauf.
- Ein Termin für die gemeinsame Auswertung ist eingeplant.
Typischer Fehler
Oft wird die Pilotphase zu früh bewertet. Abschlüsse in Finanz- und Versicherungsthemen brauchen häufig mehrere Gespräche, sodass ein Urteil nach wenigen Tagen ein verzerrtes Bild liefert. Ebenso verfälscht eine verzögerte oder uneinheitliche Bearbeitung das Ergebnis. Bei der Auswertung sollten Sie die Kosten pro Abschluss betrachten und nicht nur den Stückpreis, wie im Beitrag Was kostet ein qualifizierter Lead? erläutert.
Wie groß sollte eine Pilotphase sein?
So groß, dass die Ergebnisse über Zufallstreffer hinausgehen, und so klein, dass das Budget bei einem Fehlschlag überschaubar bleibt. Entscheidend ist, dass Ihr Team alle Leads im Testzeitraum zuverlässig bearbeiten kann.