Eine Wiedervorlage ist eine terminierte Erinnerung, einen Kontakt, einen Vorgang oder eine Verkaufschance zu einem festgelegten Zeitpunkt erneut zu bearbeiten. Im CRM wird sie meist als Aufgabe mit Datum, zuständiger Person und kurzem Hinweis angelegt. So geht kein Interessent verloren, nur weil der richtige Moment für das nächste Gespräch noch nicht gekommen ist.
Bedeutung und Abgrenzung zum Follow-up
Der Begriff stammt aus der klassischen Büroorganisation, in der Akten zu einem bestimmten Datum wieder auf den Schreibtisch gelegt wurden. Im Vertrieb beschreibt die Wiedervorlage das Werkzeug, also den Termin im System. Das Follow-up beschreibt dagegen die Handlung selbst, etwa den Nachfassanruf oder die E-Mail nach einem Angebot. Eine Wiedervorlage kann ein Follow-up auslösen, sie kann aber auch eine interne Prüfung betreffen, zum Beispiel den Abgleich, ob Unterlagen eingegangen sind.
Wichtig ist, dass jede Wiedervorlage einen klaren Anlass hat. Ein Datum ohne Hinweis zwingt die bearbeitende Person, den gesamten Verlauf erneut zu lesen, und kostet unnötig Zeit.
Beispiel aus dem Leadvertrieb
Ein Energieberater erhält eine Anfrage zu einer Photovoltaikanlage. Im ersten Gespräch erklärt der Interessent, dass er zuerst das Dach sanieren lässt und sich danach wieder mit dem Thema befassen möchte. Der Berater legt im CRM eine Wiedervorlage für den genannten Zeitraum an, notiert den Grund und den vereinbarten Gesprächsinhalt. Zum Termin erscheint die Aufgabe in seiner Liste, und er kann gezielt an das frühere Gespräch anknüpfen, statt bei null zu beginnen.
Prüfliste für eine gute Wiedervorlage
- Datum und gegebenenfalls Uhrzeit sind konkret festgelegt.
- Eine zuständige Person ist eingetragen, auch für Vertretungsfälle.
- Der Anlass und das Ziel des nächsten Kontakts sind in einem Satz notiert.
- Der Termin wurde, wenn möglich, mit dem Interessenten abgestimmt.
- Nach der Bearbeitung wird die Wiedervorlage erledigt oder bewusst neu gesetzt.
Typischer Fehler
Häufig werden Wiedervorlagen pauschal in festen Abständen gesetzt, ohne dass ein Grund dafür vorliegt. Die Aufgabenliste wächst, wichtige Termine gehen zwischen Routineeinträgen unter, und Interessenten werden zu oft oder zum falschen Zeitpunkt kontaktiert. Ebenso problematisch sind Leads, die nach einem erfolglosen Anruf ganz ohne Wiedervorlage im System liegen bleiben. Gerade darin liegt oft eine Ursache, wenn aus vielen Leads nur wenige Kunden werden.
Wie viele Wiedervorlagen sind pro Lead sinnvoll?
Eine feste Zahl gibt es nicht. Sinnvoll ist, dass jeder offene Lead genau eine aktuelle Wiedervorlage hat, solange er nicht abgeschlossen oder bewusst aussortiert ist. Legen Sie intern fest, nach wie vielen erfolglosen Versuchen ein Kontakt in die Reaktivierung oder ins Archiv wechselt.