Ein Einwilligungsnachweis ist die Dokumentation, dass eine Person der Kontaktaufnahme durch ein Unternehmen zugestimmt hat. Er hält fest, wann, wo, auf welchem Weg und mit welchem Wortlaut die Zustimmung erteilt wurde. Im Leadvertrieb sollte er zu jedem Datensatz gehören, der bearbeitet oder weitergegeben wird.
Bedeutung und Abgrenzung
Die Einwilligung selbst ist die Erklärung der Person, etwa durch das Anhaken eines Kästchens oder das Absenden eines Formulars mit klarem Hinweis. Der Einwilligungsnachweis ist die Aufzeichnung darüber, mit der sich später zeigen lässt, dass diese Erklärung tatsächlich abgegeben wurde. Ohne Nachweis ist eine Einwilligung im Zweifel kaum zu belegen. Je nach Kanal, etwa Telefon, E-Mail oder Messenger, können unterschiedliche Anforderungen gelten.
Dieser Eintrag gibt nur einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Die rechtlichen Details sollten Sie im Einzelfall fachkundig prüfen lassen.
Beispiel aus dem Leadvertrieb
Eine Person fragt auf einem Ratgeberportal ein Angebot für eine Wärmepumpe an. Mit dem Absenden stimmt sie zu, telefonisch und per E-Mail kontaktiert zu werden. Gespeichert werden neben den Kontaktdaten der Zeitpunkt der Anfrage, die Seite und die Formularversion, der angezeigte Einwilligungstext und die gewählten Kanäle. Wird der Lead an einen Fachbetrieb übergeben, erhält dieser die Angaben zum Nachweis mit. Wie Formulare so gestaltet werden, dass Einwilligung und Angaben klar erfasst sind, beschreibt der Beitrag Lead-Formulare optimieren.
Prüfliste: Was ein Einwilligungsnachweis enthalten sollte
- Zeitpunkt der Einwilligung mit Datum und Uhrzeit
- Quelle: Website, Seite und Formular beziehungsweise Formularversion
- Genauer Wortlaut des Einwilligungstextes zum Zeitpunkt der Abgabe
- Kanäle, für die die Zustimmung gilt, etwa Telefon oder E-Mail
- Unternehmen oder Partner, die Kontakt aufnehmen dürfen
- Gegebenenfalls eine Bestätigung, etwa über ein Double-Opt-In
Typischer Fehler: nur ein Häkchen speichern
Oft wird im CRM lediglich vermerkt, dass eine Einwilligung vorliegt. Welcher Text angezeigt wurde und über welches Formular die Anfrage kam, lässt sich später nicht mehr nachvollziehen, besonders wenn Formulare inzwischen geändert wurden. Deshalb sollten Formularversionen und Einwilligungstexte archiviert und mit dem einzelnen Datensatz verknüpft werden.
Sollten Käufer von Leads nach dem Nachweis fragen?
Es ist sinnvoll, vor dem Start zu klären, welche Angaben zur Einwilligung je Lead geliefert werden und wie ein Nachweis im Einzelfall abrufbar ist. So lassen sich auch Rückfragen von Interessenten sachlich und schnell beantworten.