Unter Terminierung versteht man im Vertrieb die Vereinbarung von Beratungsterminen mit Interessenten, die zuvor eine Anfrage gestellt haben. Im englischen Sprachraum spricht man auch von Appointment Setting. Ergebnis ist kein bloßer Kontaktdatensatz, sondern ein konkreter Gesprächstermin mit Datum, Uhrzeit und geklärtem Anliegen.
Bedeutung und Abgrenzung
Bei einer reinen Leadlieferung erhält der Vertrieb die Anfrage und kümmert sich selbst um Kontaktaufnahme, Bedarfsklärung und Terminvereinbarung. Bei der Terminierung ist dieser Schritt bereits erledigt: Jemand hat den Interessenten erreicht, das Anliegen geklärt und einen Termin abgestimmt. Die Terminierung kann intern durch ein eigenes Team oder extern durch einen Dienstleister erfolgen. In beiden Fällen verschiebt sich die Arbeit des Beraters vom Erstkontakt hin zur eigentlichen Beratung.
Der Ablauf folgt meist einem festen Muster: Anfrage prüfen, Interessenten zeitnah kontaktieren, Bedarf und Rahmenbedingungen klären, Termin vorschlagen, Termin bestätigen und an den Berater übergeben. Häufig folgt kurz vor dem Gespräch eine Erinnerung.
Beispiel aus dem Leadvertrieb
Ein Energieberater erhält Anfragen zu Photovoltaikanlagen. Statt jede Anfrage selbst anzurufen, übernimmt ein Terminierungsteam den Erstkontakt. Es klärt, ob die Person Eigentümerin oder Eigentümer des Hauses ist, welches Anliegen besteht und wann ein Vor-Ort-Termin passt. Der Berater findet den bestätigten Termin samt Gesprächsnotizen im Kalender und im CRM. Wie viele Termine zustande kommen, hängt stark von der Qualität der Anfragen ab; eine Checkliste zum Erkennen guter Leads hilft, das schon vorab einzuschätzen.
Prüfliste: Qualitätsmerkmale eines vereinbarten Termins
- Der Interessent hat dem Termin ausdrücklich zugestimmt und kennt Datum, Uhrzeit und Gesprächsform.
- Das Anliegen ist geklärt und passt zum Angebot des Beraters.
- Wichtige Rahmenbedingungen wie Region, Eigentum oder Zuständigkeit sind erfasst.
- Der Termin ist schriftlich oder per Nachricht bestätigt.
- Gesprächsnotizen liegen dem Berater vor dem Termin vor.
- Es ist festgelegt, was als wahrgenommener und was als ausgefallener Termin gilt.
Typischer Fehler: Termine um jeden Preis
Wird nur die Anzahl vereinbarter Termine bewertet, entstehen schnell Gespräche, die der Interessent eigentlich nicht möchte. Solche Termine fallen häufig aus oder enden ohne Ergebnis und kosten den Berater wertvolle Zeit. Besser ist es, Qualitätskriterien vorab festzulegen und neben vereinbarten auch wahrgenommene Termine und deren Ergebnis auszuwerten.
Wann lohnt sich Terminierung statt reiner Leadlieferung?
Vor allem dann, wenn Berater ihre Zeit lieber in Gespräche als in Anrufversuche investieren möchten oder wenn der Erstkontakt viel Erfahrung verlangt. Wer selbst schnell und strukturiert nachfasst, kommt oft auch mit gelieferten Leads gut zurecht.